No Instituto Pedro Nunes compreendemos que a utilização dos seus dados pessoais requer a sua confiança. Prevemos na nossa atividade padrões rigorosos de privacidade e apenas iremos utilizar os seus dados pessoais para finalidades claramente identificadas e de acordo com os seus direitos de proteção de dados.

A confidencialidade e a integridade dos seus dados pessoais é uma das nossas principais preocupações.

Em conformidade, é aprovada e dada a conhecer a presente Política de Proteção de Dados e Privacidade do Instituto Pedro Nunes.

I. Dos Dados Pessoais

O Instituto Pedro Nunes, Associação para a Inovação e Desenvolvimento em Ciência e Tecnologia, com sede na Rua Pedro Nunes, 3030-199 Coimbra, NIPC 502 790 610 (doravante IPN), na prossecução das suas atividades procede à recolha e tratamento de dados pessoais, tais como:

• Nome
• Contacto postal
• Contacto de email
• Contacto telefónico (fixo e móvel)
• Número de documento de identificação
• Estado civil
• Filiação
• Ficha de aptidão médica
• NIF
• NISS
• Fotografia e imagem
• Curriculum Vitae
• Certificado e comprovativo de habilitações
• Ficheiro de processamento de vencimentos
• Folha de horas (timesheet) de imputação a projetos
• Recibo-verde eletrónico
• Contrato de trabalho
• Contrato de prestação de serviços
• Registo de acesso e/ou uso de instalações e equipamentos do IPN
• Registo de participação em eventos e formações
• Questionários e inquéritos

II. Do tratamento de Dados Pessoais

O tratamento dos dados pessoais é da responsabilidade do IPN (sem prejuízo do disposto em VIII.) e consiste na operação ou no conjunto de operações efetuados sobre aqueles dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como:

• Recolha
• Registo e conservação
• Organização
• Adaptação ou alteração
• Consulta e utilização
• Divulgação, independentemente da forma de disponibilização
• Comparação ou interconexão
• Limitação, apagamento ou destruição

III. Do consentimento do titular dos dados pessoais

O IPN requer ao titular de dados pessoais, em todos os casos, o seu consentimento livre, específico, informado e explícito para o tratamento dos respetivos dados, mediante modelos criados caso a caso, consoante o tipo e extensão concretos do referido tratamento.

Do consentimento de menores

Nos termos do artigo 8º do RGPD, os dados pessoais de menores só podem ser objeto de tratamento com base no consentimento previsto na alínea a) do nº 1 do artigo 6º do RGPD e relativo à oferta direta de serviços da sociedade de informação quando os mesmos já tenham completado 13 (treze) anos de idade.

Caso o menor tenha idade inferior a 13 (treze) anos, o tratamento só é lícito se o consentimento for dado pelos seus representantes legais, preferencialmente com recurso a meios de autenticação segura, como o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital.

IV. Responsável pelo tratamento de dados pessoais

O IPN conhece e cumpre as regras previstas para o tratamento de dados pessoais, previstas no Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 (doravante, RGPD), sem prejuízo de toda a legislação de base nacional à qual se encontra vinculado.

O IPN é responsável pelo tratamento dos dados pessoais, por meios automatizados ou não, desde a sua recolha, organização, conservação até à eliminação.

O IPN dispõe internamente de um processo de registo contínuo e atualizado das atividades de tratamento de dados pessoais que realiza.

V. Finalidades e fundamentos para o tratamento de dados pessoais

Os dados pessoais serão apenas tratados com vista a um conjunto de finalidades determinadas, considerando igualmente um conjunto de fundamentos legais para esse tratamento, dentre os quais se incluem:

• Prossecução dos objetivos e finalidades estatutárias do IPN
• Cumprimento de legislação em vigor e de todos os demais imperativos legais
• Deveres legais de conservação e integridade de documentação
• Realização de diligências pré-contratuais
• Preparação de candidaturas e projetos
• Cumprimento de contratos dos quais o IPN é parte
• Cumprimento de projetos dos quais o IPN é beneficiário
• Reporte e auditoria a projetos e atividades objeto de financiamento por recursos de natureza pública
• Cumprimento de certificações de Qualidade
• Controlo e registo de uso de instalações e equipamentos
• Segurança e integridade de instalações e equipamentos
• Intervenção enquanto subcontratante, na aceção do disposto no ponto 8 do Artigo 4º do RGPD

VI. Prazo de conservação dos dados

Os dados pessoais serão conservados por um período de tempo definido por norma legal ou regulamentar ou, na falta desta, pelo período que se revele necessário para a prossecução da respetiva finalidade, tendo estas em consideração e os fundamentos legais para o tratamento acima referidos, bem como todos os requisitos e prazos legalmente definidos, designadamente os prazos de prescrição dos direitos correspetivos. Em conformidade, em todos os casos em que existe um prazo de conservação de dados imposto por lei, só pode ser exercido o direito ao apagamento previsto no artigo 17º do RGPD findo esse prazo.

O IPN garante a conservação dos dados pessoais pelo período estritamente necessário ao cumprimento da finalidade do seu específico tratamento, assim como o seu apagamento (ou anonimização, se e quando aplicável/necessário) imediatamente após transcorrido aquele período e/ou mediante solicitação do respetivo titular, considerando sempre e em todos os casos os referidos requisitos e prazos legalmente definidos.

VII. Direitos do titular de dados pessoais

O titular dos dados tem o direito de, a todo o tempo e gratuitamente, requerer ao IPN:

• O acesso aos seus dados pessoais
• A retificação ou correção dos seus dados pessoais
• O apagamento dos seus dados (sem prejuízo do disposto em VI. sobre o prazo de conservação dos dados)
• A limitação do tratamento dos seus dados pessoais (idem)
• A oposição ao tratamento dos seus dados
• A portabilidade dos seus dados para entidade por si indicada, conquanto se trate de dados pessoais armazenados em suporte eletrónico.

Em todos os casos, existindo norma ou obrigação legalmente imposta que se sobreponha a estes direitos, o IPN reserva o direito de não executar o pedido (ou deste pedido ser objeto de restrições ou condicionamentos, se e quando aplicável), indicando sempre e em todos os casos o respetivo fundamento ao titular interessado.

O titular dos dados pessoais poderá apresentar qualquer reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (doravante, CNPD), na qualidade de Autoridade de Controlo em Portugal, tal como definida nos números 21 e 22 do artigo 4º e no artigo 51º do RGPD.

VIII. Transmissão de dados pessoais a terceiros e intervenção de subcontratantes

Da transmissão a terceiros

O IPN, no decurso da sua atividade, poderá transmitir dados pessoais que se encontrem na sua posse a terceiras entidades, definidas nos termos do número 10 do artigo 4º do RGPD, em cumprimento de deveres legais, regulamentares, pré-contratuais ou contratuais, designadamente a autoridades de natureza pública responsáveis por atribuições de controlo e auditoria e/ou a parceiros de atividades, projetos ou serviços, conquanto tal seja imposto por lei ou regulamento ou indispensável à prossecução das suas atividades.

Para o efeito, o IPN requererá o competente e prévio consentimento aos titulares dos dados pessoais objeto deste tipo de tratamento, respeitando todos os requisitos previstos no RGPD para o efeito.

Da intervenção de subcontratantes

O IPN, no decurso da sua atividade, poderá subcontratar terceiras entidades (tal como definidas no número 8 do artigo 4º do RGPD) para tratar dados pessoais por sua conta. Caso tal venha a suceder, o IPN requererá o competente e prévio consentimento aos titulares dos dados pessoais objeto deste tipo de tratamento, respeitando todos os requisitos previstos no RGPD para o efeito.

IX. Cookies

Sem prejuízo das informações e dados recolhidos através de outros meios técnicos, o IPN procede, adicionalmente, à recolha de informação anónima através do seu Website, designadamente informações relativas ao tipo de browser internet utilizado, sistemas operativos e data e hora de acesso ao website, recorrendo, para tanto a tecnologias de controlo (cookies) para reunir essa informação. Toda a informação específica sobre a Política de Cookies do IPN está disponível no seguinte link: www.ipn.pt/cookies

X. Compromisso de proteção

O IPN garantirá a implementação de todos os procedimentos formais e operacionais para a tutela dos dados pessoais objeto de tratamento, bem como para o registo corrente e atualizado de todas as atividades de tratamento, bem como a realizar o competente estudo prévio das atividades de tratamento de dados pessoais a lançar no futuro, garantindo a sua compatibilidade com o RGPD.

O IPN fará os melhores esforços no sentido de garantir e manter em funcionamento todos os meios técnicos ao seu dispor para evitar a perda, má utilização, alteração, acesso não autorizado e apropriação indevida dos dados pessoais que lhe sejam facultados pelos titulares, sem prejuízo da falibilidade das medidas de segurança da Internet.

O IPN declina qualquer responsabilidade pelos danos sofridos pelos utilizadores e provocados ou não por terceiros, através do acesso ilegítimo a dados transmitidos por aqueles utilizadores através do seu portal Internet e/ou da sua infraestrutura informática.

O IPN obriga-se a notificar a CNPD nos termos e prazos previstos no artigo 33º do RGPD, caso tenha conhecimento de um qualquer evento de violação de dados pessoais, tal como definido no número 12 do artigo 4º do RGPD.

XI. Contactos

O titular dos dados pessoais poderá exercer os seus direitos de retificação, modificação ou cancelamento daqueles dados ou solicitar qualquer informação respeitante ao seu tratamento mediante solicitação escrita dirigida ao IPN para a morada indicada em I. ou para o endereço eletrónico rgpd-ipn@ipn.pt.

XII. Disposições finais

O IPN poderá, em qualquer altura e sem necessidade de aviso prévio, alterar a presente Política, designadamente em virtude de necessidade da sua adaptação a eventuais alterações legislativas ou a recomendações da CNPD, caso em que o IPN disponibilizará as alterações introduzidas, em área acessível a todos os seus utilizadores.